某學院會議管理辦法

學院會議管理辦法

為了進一步加強會議管理、提高會議效率,特制定本辦法。

一、會議安排及通知

(一)根據(jù)**學院黨委、行政辦公會議議事規(guī)則,校黨委會和行政辦公會一般于每周一下午交替召開。學校辦公室為會議責任單位。如會議需要相關單位列席,由學校辦公室通知。

(二)各單位組織召開二級單位負責人會議、全校性會議和專題工作會議,應提前5天填寫《**學院活動/會議申報表》送學校辦公室,經校領導審定后召開。會議申報單位為會議責任單位,負責通知參會人員。學校辦公室協(xié)調校領導出席。

(三)校領導臨時召集的會議,視會議內容確定相關單位為責任單位,負責通知參會人員。學校辦公室協(xié)調校領導出席。

二、會議的組織

(一)議題的準備

黨委會和行政辦公會的議題一般由校領導提出,也可由職能部門提出,職能部門應就議題相關內容進行充分調研論證,形成通報提綱或問題解決建議方案,提前5-7天填寫《**學院黨委會/行政辦公會議題申報單》,經分管校領導審核,送學校辦公室呈校主要領導審核后安排上會。

學校其他會議的議題由校領導提出或由會議申報單位與分管校領導商定。

(二)會前準備

會議責任單位負責準備會議材料,經相關校領導審閱通過后,按要求發(fā)放至所有參會人員并做好相關會議準備。

(三)會議記錄和會議紀要

會議責任單位應安排專人認真做好會議記錄及會議紀要。

(四)會議議定事項的落實

會議責任單位應積極做好會議議定事項的落實工作,并及時將落實情況報相關校領導。

(五)會議資料的歸檔

會議責任單位應按規(guī)定做好有關會務工作的文字及影像資料的歸檔工作。

(六)會議責任單位應協(xié)助宣傳部門,做好會議的宣傳報道工作。

三、本辦法自發(fā)布之日起實施,由學校辦公室負責解釋。